Cómo hacer una combinación de correspondencia desde Excel — la forma más fácil

Vamos al grano. Has oído hablar de la combinación de correspondencia con Outlook, Word y Excel antes, pero es probable que hayas terminado frustrado con algo que debería ser una tarea bastante simple. Solo quieres enviar un montón de correos electrónicos a una lista de personas y personalizar el contenido o los archivos adjuntos.

En esta guía te voy a mostrar un complemento gratuito que puedes descargar de la tienda aprobada por Microsoft que hace que esta tarea sea realmente simple.

Si prefieres comparar todos los enfoques primero, incluyendo el método nativo de Word y lo que funciona en New Outlook, consulta nuestra guía completa de combinación de correspondencia en Outlook.

Paso 1. Crea una hoja de cálculo de Excel

Si aún no lo has hecho o no has exportado una desde otro software, necesitas crear una nueva hoja de Excel.

Comienza escribiendo “Para” en la primera celda y añadiendo una lista de direcciones de correo electrónico en las celdas de abajo. Si solo quieres enviar correos electrónicos individuales a estas personas, has terminado - salta al Paso 2.

Si te gustaría personalizar un poco más tu correo electrónico, podrías añadir columnas como:

• PrimerNombre (será más fácil más adelante usar nombres de columnas sin espacios)
• Apellido
• Empresa
• Saludo (por ejemplo, Sr, Sra, Srta)
• MontoÚltimaDonación

Paso 2. Instala el complemento

Vamos a utilizar un complemento gratuito llamado SecureMailMerge, que añade Mail Merge en Outlook. Instala SecureMailMerge gratis desde Microsoft AppSource y haz clic en Agregar. Funciona para Outlook en Windows y Mac, pero también si solo estás usando la versión web.

Paso 3. Inicia el complemento

A continuación, crea un nuevo correo electrónico vacío. Ahora deberías ver el icono rojo de “Campaign Manager” en tu cinta. A veces, el icono está en un menú llamado “Apps”, o detrás de un menú desplegable dependiendo de cómo esté configurado tu Outlook.

Hay una guía más detallada que te muestra capturas de pantalla de dónde podría estar el icono si no es obvio de inmediato.

Haz clic en el icono para iniciar el complemento.

Paso 4. Sube la hoja de cálculo

Luego, en la barra lateral que aparece, haz clic en “Usar hoja de cálculo”. Selecciona el archivo que creaste arriba para cargarlo en SecureMailMerge.

A continuación, te mostrará el nombre de la hoja de cálculo que seleccionaste y cuántas filas se encontraron. Más abajo también verás un menú desplegable con todas las columnas que fueron reconocidas.

Paso 5. Escribe un correo electrónico personalizado

Te recomiendo escribir todo el correo primero y luego, cuando estés satisfecho, volver y reemplazar partes del correo con tokens de personalización.

Coloca el cursor en el lugar donde quieras añadir un token (o resalta un texto que te gustaría reemplazar). Elige la columna del menú desplegable y luego selecciona si deseas añadirlo al asunto o al cuerpo del correo.

Paso 6. Envía una prueba

Para asegurarte de que los reemplazos funcionan como se espera, haz clic en “Enviar correo electrónico de prueba” y se enviará un correo a tu propia dirección de correo electrónico, pero reemplazará los tokens de personalización con los valores de la primera fila de la hoja de cálculo.

Último paso. Envíalo a todos

Si estás feliz, haz clic en “Enviar campaña” y se enviarán correos electrónicos individuales a todos en tu hoja de cálculo.

¿No fue eso mucho más fácil que la fusión de correspondencia tradicional?

Paso adicional: Obtén ayuda para escribir el correo

Si eres como yo y una ventana de correo vacía te da bloqueo de escritor, ¿qué tal si te diriges a ChatGPT y le preguntas algo como esto:

“Por favor, escribe una plantilla de correo corta explicando que el destinatario ha olvidado pagar su última factura y que has adjuntado la factura solicitando que se pague lo antes posible.”

Es probable que te resulte más fácil escribir ese correo una vez que tengas un ejemplo como este que te dé inspiración.