Combinar correspondencia con archivos adjuntos individuales en Outlook

Enviar correos electrónicos personalizados con archivos adjuntos individuales — una factura, informe o documento diferente para cada destinatario — no es posible con la combinación de correspondencia clásica de Word. Word puede adjuntar un solo archivo a cada mensaje, pero no tiene forma de enviar archivos diferentes a diferentes personas.

El complemento SecureMailMerge resuelve esto leyendo una columna de Adjuntos de tu hoja de cálculo y emparejando cada archivo con el destinatario correcto. Esta guía te lleva a través del proceso completo paso a paso. Si prefieres ver, consulta el video de YouTube.

Enviar correos electrónicos personalizados con archivos adjuntos individuales puede ser una tarea tediosa. Pero, con Microsoft Outlook 365 y un complemento gratuito llamado Secure Mail Merge, puede convertirse en un paseo. En esta publicación del blog, te guiaremos a través del proceso paso a paso. Si prefieres, también puedes ver el video en YouTube.

Preparando tu Hoja de Datos

El primer paso en cualquier combinación de correspondencia es crear una hoja de cálculo que contenga la información que deseas enviar a tus clientes. Por ejemplo, esto puede incluir campos como:

• Nombre
• Apellido
• Dirección de correo electrónico (columna Para)
• Dirección de correo electrónico CC (opcional)
• Dirección de correo electrónico BCC (opcional)
• Cualquier otra información que desees incluir, como un número de apartamento, número de factura o cualquier otro campo personalizado.

Además, deberías incluir una columna que contenga los nombres de los archivos que deseas adjuntar para cada destinatario. Puedes agregar múltiples archivos a un solo correo electrónico separándolos con un punto y coma, como se muestra en el ejemplo:

Instalando el complemento Secure Mail Merge

Cambia a Outlook y sigue estos pasos para instalar el complemento Secure Mail Merge:

1. Haz clic en “Obtener complementos.”
2. Busca “Secure Mail Merge.”
3. Haz clic en el botón “Agregar.”

El complemento ya está instalado y aparecerá cuando hagas clic en “Nuevo correo electrónico.”

Usando el Plugin para Enviar Tu Mail Merge

Con el plugin instalado, puedes comenzar a configurar tu mail merge:

1. Haz clic en el ícono de Secure Mail Merge en la ventana de “Nuevo Correo”.
2. Elige si prefieres usar una hoja de cálculo o enviar un mail merge a personas en tu libreta de direcciones. En este caso, estamos usando una hoja de cálculo preparada.
3. Selecciona el archivo de hoja de cálculo que preparaste anteriormente.

A continuación, sube los archivos adjuntos:

1. El plugin buscará la columna “Adjuntos” en tu hoja de cálculo y te pedirá que subas los archivos necesarios.
2. Haz clic en “Agregar Archivos” y navega a la carpeta que contiene los archivos que deseas adjuntar.
3. Selecciona todos los archivos usando Ctrl+A o seleccionándolos con el ratón.
4. Haz clic en “Abrir” para agregar los archivos a la campaña de mail merge.

Con tus datos y archivos adjuntos preparados, es hora de escribir tu correo:

1. Escribe el asunto y el cuerpo de tu correo, asegurándote de incluir tus campos personalizados usando el menú desplegable proporcionado por el plugin.

   • Por ejemplo: Factura para el Piso {{Número de Piso}}.
   • En el cuerpo del correo, puedes agregar campos como “Estimado [Saludo] [Apellido]” y cualquier otro contenido personalizado.

2. También puedes formatear el correo como desees, incluyendo agregar firmas, imágenes, etc.

Antes de enviar el mail merge, siempre es una buena idea probarlo antes:

1. Haz clic en el botón “Correo de Prueba” en el plugin para enviarte un correo de prueba a ti mismo.
2. Autentícate con tu cuenta de Microsoft 365 cuando se te pida.
3. Revisa tu bandeja de entrada para verificar que la primera fila de tu hoja de cálculo se utiliza para completar el correo, y que los archivos adjuntos están correctamente incluidos.

Finalmente, cuando estés satisfecho con tu correo de prueba, puedes proceder a enviar los correos:

1. Haz clic en “Comenzar a Enviar Campaña” en el plugin.
2. Monitorea el progreso mientras se envían los correos y se añaden los archivos adjuntos.
3. Dirígete a tu carpeta de “Elementos Enviados” en Outlook para ver todos los correos enviados por el plugin.

¡Y eso es todo! Ahora has enviado con éxito un mail merge con archivos adjuntos individuales usando Microsoft Outlook 365 y el plugin Secure Mail Merge.

¿Funciona esto en New Outlook?

Sí. El complemento SecureMailMerge funciona en New Outlook, Classic Outlook, Outlook para Mac y Outlook en la web. La combinación de correspondencia clásica basada en Word no admite archivos adjuntos individuales ni New Outlook; este método hace ambas cosas.

FAQ

¿Puedo adjuntar múltiples archivos al mismo destinatario? Sí. En la columna de Adjuntos, lista múltiples nombres de archivos separados por punto y coma: invoice.pdf;report.pdf

¿Qué tipos de archivos puedo adjuntar? Cualquier tipo de archivo que Outlook permita como adjunto: PDF, DOCX, XLSX, imágenes, archivos ZIP y más. Los archivos muy grandes pueden ser bloqueados por el servidor de correo del destinatario.

¿Qué pasa si un nombre de archivo en mi hoja de cálculo no coincide con un archivo subido? SecureMailMerge te advertirá antes de enviar. Verifica que cada nombre de archivo mencionado en la hoja de cálculo tenga un archivo subido correspondiente.

¿Puedo enviar adjuntos con la combinación de correspondencia de Word en Classic Outlook? La opción “Finalizar y combinar → Enviar mensajes de correo electrónico” de Word puede adjuntar un solo archivo a cada correo electrónico, pero no puede enviar diferentes archivos a diferentes destinatarios. Para adjuntos individuales, necesitas el complemento SecureMailMerge.

¿Qué tan grandes pueden ser los adjuntos? Outlook limita los adjuntos individuales según la configuración de tu servidor de correo. Las cuentas de Microsoft 365 Business generalmente permiten adjuntos de hasta 35 MB por correo electrónico. Consulta con tu administrador de TI para conocer tu límite específico.

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