Combinar Filas en un Solo Correo: Mail Merge Muchos-a-Uno
Envía un email por destinatario que combina varias filas de la hoja en una sola tabla. Aprende a configurar un mail merge many-to-one en Outlook.
Contents
Disponible como un tutorial en video
Paso 1. Asegúrate de que la columna “Para” en tu hoja de cálculo sea idéntica para todas las filas que deseas agrupar.
Agrega una columna a tu hoja de cálculo llamada “Adjuntos”. Agrega los nombres de los archivos en la celda para cada destinatario. Puedes agregar múltiples archivos separándolos con un punto y coma.
Paso 2. Inicia una combinación de correo y sube tu hoja de cálculo
Suponiendo que has instalado SecureMailMerge y has iniciado el plugin desde el menú de Apps, verás la siguiente pantalla. Haz clic en el botón “Subir Hoja de Cálculo” y selecciona tu archivo de hoja de cálculo desde tu disco duro.
Paso 3. Activa el modo “de muchos a uno”
Si hay varias filas en tu hoja de cálculo con el mismo destinatario de correo electrónico, aparecerá un mensaje preguntándote si deseas enviar una combinación de correspondencia tradicional o una combinación de correspondencia de muchos a uno.
En el modo de combinación de correspondencia tradicional, cada fila se enviará como un correo electrónico separado. En el modo de muchos a uno, todas las filas con el mismo destinatario de correo electrónico se agruparán y se enviarán como un solo correo electrónico.
Cambia al modo de muchos a uno y aparecerá un botón más abajo que te permitirá agregar una tabla a tu combinación de correspondencia.
Si en su lugar solo insertas un token de personalización regular (en modo de muchos a uno) en lugar de una tabla de muchos a uno, entonces los valores de todas las filas se insertarán como un texto largo separado por comas, excepto por las columnas especiales “Adjuntos”, “CC” y “BCC” que se combinarán de manera inteligente (ver la siguiente sección).
Nota especial: Combinando adjuntos, CC y BCC a través de múltiples filas
Al usar el modo de muchos a uno, SecureMailMerge combina inteligentemente ciertas columnas de todas las filas pertenecientes al mismo destinatario:
- Adjuntos: Todos los adjuntos únicos de cada fila se combinan en un solo correo electrónico
- Destinatarios CC: Todas las direcciones de correo electrónico CC únicas se fusionan
- Destinatarios BCC: Todas las direcciones de correo electrónico BCC únicas se fusionan
Esto significa que puedes organizar tu hoja de cálculo con múltiples filas por destinatario, cada una conteniendo diferentes adjuntos o destinatarios CC/BCC, y SecureMailMerge los combinará automáticamente.
Ejemplo: Múltiples adjuntos por destinatario
| Para | Adjuntos | CC |
|--------------------|----------------------|-----------------|
| john@example.com | contract.pdf | legal@acme.com |
| john@example.com | invoice.pdf | billing@acme.com|
| john@example.com | terms.pdf | |Resultado: John recibe un correo electrónico con los tres adjuntos (contract.pdf, invoice.pdf, terms.pdf) y ambos destinatarios CC (legal@acme.com, billing@acme.com).
Desduplicación automática: Si el mismo adjunto o dirección de correo electrónico aparece en múltiples filas, solo se incluirá una vez en el correo electrónico final.
Por defecto, el modo de muchos a uno solo se ofrece cuando se detectan direcciones de correo electrónico de destinatarios duplicadas en tu hoja de cálculo. Sin embargo, puedes forzar habilitar el modo de tabla de muchos a uno desde las Opciones Avanzadas, incluso cuando todos los destinatarios son únicos.
Esto es útil cuando deseas usar la etiqueta {% table %} para renderizar filas de la hoja de cálculo como una tabla en cada correo electrónico, independientemente de si hay destinatarios duplicados. En este caso, cada correo electrónico contendrá una tabla con una sola fila de datos de la hoja de cálculo, pero aún puedes aprovechar las potentes funciones de renderizado de tablas para formatear tus correos electrónicos de manera agradable.
Paso 4. Envía un correo electrónico de prueba y luego envía la campaña
Luego puedes proceder enviando un correo electrónico de prueba, para verificar que tus tokens de personalización están funcionando como se espera.
Ten en cuenta que la primera fila de la hoja de cálculo se utilizará para el correo electrónico de prueba, así que solo verás las funciones de muchos a uno si ese destinatario tiene múltiples filas asignadas.
Cuando estés satisfecho, puedes enviar la campaña a todos los destinatarios.
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