¿Cómo configuro la gestión centralizada de suscripciones para mi organización?

Configura una suscripción SecureMailMerge para toda la empresa: IT gestiona licencias y finanzas controla facturación mediante administración delegada.

Esta guía explica cómo configurar y gestionar una suscripción de SecureMailMerge para toda la organización, incluyendo la administración delegada para el personal de TI.

Beneficios de la gestión centralizada

• Un único punto de facturación para toda la organización
• Control centralizado sobre la asignación de licencias
• Administración delegada — el personal de TI puede gestionar licencias sin acceso a la facturación
• Incorporación y baja fáciles — reasigna licencias cuando cambie el personal
• Descuentos por volumen disponibles para 10 o más licencias

Antes de empezar

Asegúrate de entender la diferencia entre instalar el complemento y licenciarlo: son pasos separados que se gestionan en lugares diferentes. Consulta Instalación vs. Licenciamiento para más detalles.

Paso 1: Crear la suscripción de la organización

1. Ve a securemailmerge.com/purchase
2. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 que debe ser la propietaria de la suscripción (normalmente TI, compras o una cuenta de administrador compartida)
3. Establece la cantidad para que coincida con el número de usuarios que necesitan licencias
4. Completa la compra
5. Importante: Después de la compra, serás redirigido a licensing.solinventum.com para completar la configuración — no omitas este paso

Paso 2: Asignar licencias a los usuarios

Una vez que tu suscripción esté configurada:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Haz clic en “Asignar licencias”
3. Ingresa la dirección de correo electrónico de cada usuario que necesite una licencia
4. Cada usuario recibe un correo de bienvenida con instrucciones de instalación

No necesitas tener el complemento instalado para gestionar las licencias — solo inicia sesión en el servidor de licencias.

Paso 3: Configurar la administración delegada

La administración delegada te permite separar la propiedad de la facturación de la gestión diaria de licencias. Esto es ideal cuando:

• Finanzas o compras se encargan de las adquisiciones
• El personal de TI maneja la provisión de usuarios
• Varias personas necesitan gestionar licencias

Añadir un administrador delegado

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Navega a la configuración de tu suscripción
3. Haz clic en “Agregar administrador delegado”
4. Ingresa el correo electrónico de la persona que debe gestionar las licencias
5. Selecciona sus permisos:
   • Asignar/Desasignar licencias — puede agregar y eliminar usuarios
   • Ver suscripción — puede ver detalles de la suscripción y asignaciones de licencias
   • Gestionar cantidad — puede aumentar o disminuir el número de licencias
   • Gestionar facturación — puede actualizar métodos de pago (opcional, normalmente no necesario para personal de TI)
6. Envía la invitación

Aceptar una invitación de delegación

Si te han invitado como administrador delegado:

1. Revisa tu correo (incluyendo spam/basura) para encontrar la invitación
2. Haz clic en “Aceptar invitación” en el correo
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
4. La suscripción ahora aparecerá en el panel de control de tu servidor de licencias

Consejo: Si el enlace de la invitación no funciona, prueba con una ventana de navegador en modo incógnito/privado, o pide al propietario de la suscripción que reenvíe la invitación.

Gestión diaria de licencias

Reasignar licencias

Cuando el personal se va o cambia de rol:

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com
2. Elimina la licencia del correo electrónico del usuario que se va
3. Asigna la licencia al correo electrónico del nuevo usuario

El nuevo usuario recibe automáticamente las instrucciones de instalación. Consulta ¿Cómo transfiero mi licencia? para más detalles.

Aumentar la cantidad de licencias

Puedes agregar más licencias en cualquier momento:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias
2. Navega a tu suscripción
3. Aumenta la cantidad
4. Asigna las nuevas licencias a usuarios adicionales

La facturación se ajusta automáticamente de forma prorrateada.

Ver estado de licencias

Para ver quién tiene licencias y su estado:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias con la cuenta del propietario de la suscripción o administrador delegado
2. Visualiza la lista de licencias asignadas
3. Revisa el estado de la licencia de cada usuario (activo, expirado, etc.)

Aprobación del administrador de Microsoft 365

Para que SecureMailMerge funcione en tu organización, un administrador de Microsoft 365 puede necesitar otorgar permisos. Si los usuarios ven errores de “Necesita aprobación del administrador”, consulta ¿Por qué veo “Necesita aprobación del administrador”? para obtener instrucciones.

También puedes desplegar el complemento en toda la organización usando Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps. Esto instala el complemento automáticamente para los usuarios, pero recuerda: las licencias aún deben asignarse por separado a través del servidor de licencias.

Guías relacionadas

• Instalación vs. Licenciamiento — entiende la diferencia
• Consolidación de suscripciones individuales — migra desde múltiples suscripciones individuales
• Transferencia de licencias — reasigna licencias entre usuarios
• Facturas y facturación — accede a facturas y actualiza métodos de pago
• Soporte para buzones compartidos — uso de SecureMailMerge con buzones compartidos

Referencia rápida

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas asistencia para configurar la gestión centralizada para tu organización, contacta a help@securemailmerge.com.