¿Cómo configuro la gestión centralizada de suscripciones?

Configura una suscripción SecureMailMerge para toda la empresa: IT gestiona licencias y finanzas controla el pago con administración delegada.

Actualizado septiembre de 2026

Esta guía explica cómo configurar y gestionar una suscripción SecureMailMerge para toda la organización, incluyendo la administración delegada para el personal de TI.

Beneficios de la gestión centralizada

• Punto único de facturación para toda la organización
• Control central sobre las asignaciones de licencias
• Administración delegada, el personal de TI puede gestionar licencias sin acceso a la facturación
• Incorporación y baja fáciles, una licencia por dirección de correo electrónico de envío, reasignable dentro de tu suscripción cuando cambie el personal

Si necesitas 10 o más licencias y prefieres la facturación de Microsoft 365, hay descuentos por volumen disponibles a través de la SecureMailMerge SaaS offer on Microsoft AppSource. Esa es una lista diferente a la del listado de instalación del complemento. Para estas compras, la facturación, la cantidad de suscripciones y la cancelación se gestionan en el centro de administración de Microsoft 365 bajo “Billing” > “Your products”. Las asignaciones de licencias siguen usando el servidor de licencias.

Antes de empezar

Asegúrate de entender la diferencia entre instalar el add-in y licenciarlo, son pasos separados que se gestionan en lugares diferentes. Consulta Installation vs. Licensing para más detalles.

Paso 1: Crear la suscripción de la organización

1. Ve a securemailmerge.com/purchase
2. Inicia sesión con la cuenta de Microsoft 365 que debe ser la propietaria de la suscripción (normalmente TI, compras o una cuenta de administrador compartida)
3. Establece la cantidad para que coincida con el número de usuarios que necesitan licencias
4. Completa la compra
5. Importante: Después de la compra, serás redirigido a licensing.solinventum.com para completar la configuración, no omitas este paso

Paso 2: Asignar licencias a los usuarios

Sigue Assign licenses to your team para asignar cada dirección de correo electrónico de envío en el servidor de licencias. El mismo procedimiento se aplica a las compras en el sitio web y en Microsoft. Puedes elegir si enviar a los usuarios un correo de bienvenida con instrucciones de instalación.

No necesitas tener el add-in instalado para gestionar las licencias.

Paso 3: Configurar la administración delegada

La administración delegada te permite separar la propiedad de la facturación de la gestión diaria de licencias. Esto es ideal cuando:

• Finanzas o compras manejan la adquisición
• El personal de TI se encarga del aprovisionamiento de usuarios
• Varias personas necesitan gestionar licencias

Añadir un administrador delegado

1. Inicia sesión en licensing.solinventum.com con la cuenta del propietario de la suscripción
2. Abre el menú de acciones de tu suscripción y elige “Manage Delegations” (Gestionar delegaciones)
3. Haz clic en “Invite New Delegated Admin” (Invitar nuevo administrador delegado)
4. Introduce la dirección de correo electrónico de la persona que debe gestionar las licencias
5. Selecciona sus permisos:
   • “Can assign and unassign licenses” (Puede asignar y desasignar licencias), puede ver asignaciones y añadir o eliminar usuarios
   • “Can change subscription quantity” (Puede cambiar la cantidad de la suscripción), puede modificar el número de licencias
   • “Can view invoices” (Puede ver facturas), puede ver facturas de compras en el sitio web e historial de facturación
   • “Can view audit log” (Puede ver el registro de auditoría), puede revisar la actividad de la suscripción y asignaciones
6. Haz clic en “Send Invitation” (Enviar invitación)

Otorga solo los permisos que el administrador necesite. Delegar la asignación de licencias no transfiere la propiedad de la suscripción ni otorga la capacidad de cancelarla. El acceso a la facturación de Microsoft se gestiona por separado en Microsoft 365.

Aceptar una invitación de delegación

Si has sido invitado como administrador delegado:

1. Revisa tu correo electrónico (incluyendo spam/correo no deseado) para encontrar la invitación
2. Haz clic en “Accept Invitation” (Aceptar invitación) en el correo
3. Inicia sesión con tu cuenta de Microsoft 365
4. La suscripción ahora aparecerá en el panel de control de tu servidor de licencias

Consejo: Si el enlace de la invitación no funciona, prueba con una ventana de navegador en modo incógnito/privado, o pide al propietario de la suscripción que reenvíe la invitación.

Gestión diaria de licencias

Reasignar licencias

Cuando el personal se va o cambia de rol:

Sigue Remove or reassign a license (Quitar o reasignar una licencia). Esto cambia la dirección licenciada sin cambiar el propietario de la suscripción. Consulta transferring a license and changing ownership (transferir una licencia y cambiar la propiedad) si necesitas cambiar la cuenta de compra.

Aumentar la cantidad de licencias

Sigue Add more licenses (Agregar más licencias): los compradores en el sitio web cambian la cantidad en el servidor de licencias, y los compradores de Microsoft usan el centro de administración de Microsoft 365. Asigna las licencias añadidas en el servidor de licencias después. Aumenta la suscripción existente en lugar de comprar una segunda.

Ver el estado de las licencias

Para ver quién tiene licencias y su estado:

1. Inicia sesión en el servidor de licencias con la cuenta del propietario de la suscripción o administrador delegado
2. Ve la lista de licencias asignadas
3. Revisa el estado de la licencia de cada usuario (activo, expirado, etc.)

Aprobación de administrador de Microsoft 365

Para que SecureMailMerge funcione en tu organización, un administrador de Microsoft 365 puede necesitar otorgar permisos. Si los usuarios ven errores de “Need Admin Approval” (Necesita aprobación del administrador), consulta Why am I seeing “Need Admin Approval”? para obtener instrucciones.

También puedes implementar el complemento en toda la organización usando Microsoft 365 Admin Center > Settings > Integrated Apps. Esto instala el complemento para los usuarios automáticamente, pero recuerda: las licencias aún deben asignarse por separado a través del servidor de licencias.

Guías relacionadas

• Installation vs. Licensing, entiende la diferencia
• Consolidating individual subscriptions, migra desde múltiples suscripciones individuales
• Transferring licenses, reasigna licencias entre usuarios
• Invoices and billing, accede a facturas y actualiza métodos de pago
• Shared mailbox support, usando SecureMailMerge con buzones compartidos

Referencia rápida

¿Necesitas ayuda?

Si necesitas asistencia para configurar la gestión centralizada para tu organización, contacta a help@securemailmerge.com.